Protocole de diffusion

PRÉAMBULE

Chaque année, de nombreuses structures, associations, directions des affaires culturelles, musées, centres d’art et autres organisateurs d’expositions sollicitent le FRAC pour le prêt individuel d’œuvres de la collection. Ces demandes sont faites dans le cadre d’expositions monographiques ou de manifestations thématiques en France et à l’étranger. Elles soulignent la richesse de la collection et attestent de la volonté d’ouverture du FRAC sur l’extérieur. Le FRAC a aussi mis en place depuis plusieurs années une politique de dépôts d’œuvres à moyen et long terme dans des musées, des institutions culturelles ainsi qu’au sein de bâtiments publics de l’état, de collectivités locales et territoriales au sein de la région Provence-Alpes-Côte d’Azur.

A partir de 2013, un nouveau protocole est mis en place pour organiser la diffusion de la collection à l’échelle régionale, nationale et internationale.

Le prêt d’œuvres est une procédure qui permet la mise à disposition d’œuvres du FRAC pour des expositions temporaires, en France et à l’étranger. Les œuvres peuvent être prêtées à « des personnes publiques ou des personnes morales de droit privé à vocation culturelle ou organisant une manifestation culturelle, agissant sans but lucratif ». Le cadre réglementaire des prêts et des dépôts d’œuvres précise les obligations des emprunteurs et des dépositaires. La gestion de la collection nécessite un suivi professionnel et entraîne des frais pour le FRAC : frais d’emballage, de préparation, de constat et parfois d’encadrement de l’œuvre, de duplication de vidéo et de fournitures liées à l’activation des œuvres.

Nouveau protocole de diffusion de la Collection à partir du 1er janvier 2013

Calendrier des Comités de prêt
Sessions 2012/2013 :

Comité de prêt du jeudi 18 octobre 2012
Date limite du dépôt des demandes le mardi 16 octobre 2012

Comité de prêt du mardi 22 Janvier 2013
Date limite du dépôt des demandes le mardi 15 janvier 2013

Comité de prêt du mardi 9 avril 2013
Date limite du dépôt des demandes le vendredi 5 avril 2013

Comité de prêt du mardi 9 juillet 2013
Date limite du dépôt des demandes le vendredi 5 juillet 2013

Comité de prêt du mardi 15 octobre 2013
Date limite du dépôt des demandes le vendredi 11 octobre 2013

Organisation d’un Comité de prêt par trimestre
Politique tarifaire sur la base de forfaits :
• 250 euros pour le prêt de 1 à 5 œuvres
• 400 euros au-delà de 5 œuvres
• 550 euros à compter de 11 œuvres
• Mise à disposition d’un technicien qualifié pour réaliser le suivi et l’accrochage en Région : coût à évaluer au cas par cas et hors Région (avec prise en charge du transport et de l’hébergement).
• Gratuité de la diffusion en Région Provence-Alpes-Côte d’Azur.

Typologies de projets proposés par le FRAC à partir de la Collection
• Conception d’une exposition, montage/démontage de l’exposition, réalisation outils pédagogiques,
• Conception d’un atelier avec artiste autour d’une œuvre de la Collection,
• Conception d’un workshop autour de la Collection. Coût à évaluer par le FRAC au cas par cas.

Gratuité des prêts pour l’Education Nationale
Fonctionnement sur la base d’appels à projets à déposer avant le 30 septembre
• Mise en place d’un Comité de pilotage pour validation des projets composé de représentants de l’Education Nationale, de la DRAC, de la Région et du FRAC
• Définition d’un quota annuel de projets
• Rédaction convention de partenariat

MODE D’EMPLOI
FORMALISER LA DEMANDE
merci de vous assurer que votre demande de prêt est bien rédigée sur papier à en-tête de votre structure avec le nom du directeur ou du responsable.
Dans votre courrier, vous devez préciser :
• le titre de l’exposition ;
• la date de début et de fin de l’exposition ;
• le nom du lieu de présentation ;
• l’adresse complète du lieu d’exposition ;
• le synopsis du projet ;
• la liste des œuvres demandées avec, si possible, la mention du numéro d’inventaire ;
• les conditions de présentation et de sécurité du lieu d’exposition (« facility report » à télécharger sur le site du FRAC) permettant au Comité de prêt d’examiner les conditions de conservation de sécurité incendie et de sûreté ;
• les coordonnées complètes de la personne en charge du dossier ;
• les coordonnées complètes de la personne signataire de la convention.

DANS UN DÉLAI MINIMUM DE QUATRE MOIS AVANT LA DATE D’ENLÈVEMENT
Le responsable de la structure (ou sa tutelle) adresse sa demande de prêt à l’attention de Pascal Neveux, directeur du FRAC Provence-Alpes-Côte d’Azur au moins quatre mois avant la date d’enlèvement des œuvres pour l’exposition. Par exemple si l’événement débute en juin, et le transport des œuvres prévu en mai, la demande écrite doit être adressée au FRAC pour être étudiée au Comité de janvier. Toute demande de prêt incomplète retarde son instruction par le Comité de prêt du FRAC et peut entraîner le report de son examen au comité suivant. En règle générale, il faut toujours s’assurer le plus tôt possible de la disponibilité d’une œuvre. La consultation du calendrier du comité des prêts permet de faire la demande dans les délais impartis.

L’ÉTUDE DE LA DEMANDE
Les demandes sont étudiées par le Comité de prêt selon le calendrier fixé.
Le comité est composé :
• du directeur du FRAC,
• du directeur technique,
• du chargé de collection
• des chargés de projets concernés,
• du chargé de Diffusion et des projets hors les murs,
• du technicien chargé des transports.

Le Comité de prêt examine le projet scientifique de l’exposition et les conditions de présentation des œuvres avant d’émettre un avis. Le comité apprécie aussi les garanties de sécurité et de conservation prévues pour le transport et le lieu de la présentation.

LES OBLIGATIONS DES EMPRUNTEURS
L’emprunt d’une œuvre au FRAC induit un certain nombre d’engagements de la part de l’emprunteur (respect des délais, restitution des œuvres, signalement d’un changement dans le lieu de présentation ou d’une demande de prolongation, prise en charge d’une éventuelle intervention/restauration, assurance, transport, emballage, convoiement...). (Document en téléchargement ci-contre)

LES FEUILLES DE PRÊT ET ATTESTATION D’ASSURANCE
Les feuilles de prêts valident le prêt d’une ou de plusieurs œuvres, elles doivent être signées par chaque partie et retournées au FRAC avant le départ des œuvres. Il convient donc d’anticiper la demande en intégrant les délais de validation des instances auxquels sont soumis l’emprunteur (avis du conseil d’administration, du conseil municipal, des douanes en cas de sortie de territoire, etc.).
L’attestation d’assurance des œuvres pour le transport et la durée du prêt doit impérativement parvenir au FRAC avant l’enlèvement des œuvres. Le transporteur ne pourra pas procéder à l’enlèvement des œuvres si cette attestation n’est pas présentée.

PROLONGATION DE PRÊT
Votre demande de prolongation doit parvenir au FRAC un mois avant la fin initiale de l’exposition. En cas d’acceptation, un courrier de validation de la prolongation est envoyé à l’emprunteur. Il a l’obligation de renvoyer au FRAC une attestation d’assurance couvrant les nouvelles dates de l’exposition. Toute demande de prolongation du prêt est soumise à l’examen du Comité de prêt.

LES FRAIS ASSOCIÉS AU PRÊT
Un prêt entraîne des frais pour le FRAC et pour l’emprunteur (frais d’emballage, de préparation, de constat, de transport, d’assurance et parfois d’encadrement de l’œuvre, de duplication de vidéo et de fournitures liées à l’activation des œuvres). Des frais de restauration sont à la charge des emprunteurs. Il est donc important de prévoir, dès la demande, un budget dédié à l’opération.

Tout emprunteur hors Région Provence-Alpes-Côte d’Azur doit prendre en charge un forfait en fonction du nombre d’œuvres demandées :
• 250 euros pour le prêt de 1 à 5 œuvres
• 400 euros au-delà de 5 œuvres
• 550 euros à compter de 11 œuvres.
• Mise à disposition d’un technicien qualifié pour réaliser le suivi et l’accrochage en Région : coût à évaluer au cas par cas et hors Région (avec prise en charge du transport et de l’hébergement).