Protocole de diffusion de la collection

Depuis 2013, un protocole est mis en place pour organiser la diffusion de la collection à l’échelle régionale, nationale et internationale.

Le prêt d’œuvres est une procédure qui permet la mise à disposition d’œuvres du Frac pour des expositions temporaires, en France et à l’étranger. Les œuvres peuvent être prêtées à « des personnes publiques ou des personnes morales de droit privé à vocation culturelle ou organisant une manifestation culturelle, agissant sans but lucratif ». Le cadre réglementaire des prêts et des dépôts d’œuvres précise les obligations des emprunteurs et des dépositaires. La gestion de la collection nécessite un suivi professionnel et entraîne des frais pour le Frac : frais d’emballage, de préparation, de constat et parfois d’encadrement de l’œuvre, de duplication de vidéo et de fournitures liées à l’activation des œuvres.

Politique tarifaire pour les prêts sur la base de forfaits

— 250 euros pour le prêt de 1 à 5 œuvres.
— 400 euros au-delà de 5 œuvres.
— 550 euros à compter de 11 œuvres.
— Mise à disposition d’un technicien qualifié pour réaliser le suivi et l’accrochage en région : coût à évaluer au cas par cas et hors région (avec prise en charge du transport et de l’hébergement).
— Gratuité de la diffusion en région Provence-Alpes-Côte d’Azur.

Typologies de projets proposés par le Frac à partir de la collection

— Conception d’une exposition, montage/démontage de l’exposition, réalisation outils pédagogiques,
— Conception d’un atelier avec artiste autour d’une œuvre de la collection,
— Conception d’un workshop autour de la collection. Coût à évaluer par le Frac au cas par cas. Gratuité des prêts pour l’Education nationale Fonctionnement sur la base d’appels à projets à déposer avant le 30 septembre chaque année.

Mise en place d’un comité de pilotage pour validation des projets composé de représentants de l’Education nationale, de la Drac, de la région et du Frac Définition d’un quota annuel de projets Rédaction convention de partenariat

Mode d’emploi

Formaliser la demande dans un délai minimum de quatre mois avant la date d’enlèvement
Prochaines dates de comités en 2020 :
17 avril 2020
12 juin 2020

Merci de vous assurer que votre demande de prêt est bien rédigée sur papier à en-tête de votre structure avec le nom du directeur ou du responsable. Dans votre courrier, vous devez préciser :

— le titre de l’exposition ;
— la date de début et de fin de l’exposition ;
— le nom du lieu de présentation ;
— l’adresse complète du lieu d’exposition ;
— le synopsis du projet ;
— la liste des œuvres demandées avec, si possible, la mention du numéro d’inventaire ;
— les conditions de présentation et de sécurité du lieu d’exposition (« facility report » à télécharger sur le site du Frac) permettant au Comité de prêt d’examiner les conditions de conservation de sécurité incendie et de sûreté ;
— les coordonnées complètes de la personne en charge du dossier ;
— les coordonnées complètes de la personne signataire de la convention.

Le responsable de la structure (ou sa tutelle) adresse sa demande de prêt à l’attention de Pascal Neveux, directeur du Frac Provence-Alpes-Côte d’Azur au moins quatre mois avant la date d’enlèvement des œuvres pour l’exposition. Par exemple si l’événement débute en juin, et le transport des œuvres prévu en mai, la demande écrite doit être adressée au Frac pour être étudiée au Comité de janvier.

Toute demande de prêt incomplète retarde son instruction par le Comité de prêt du Frac et peut entraîner le report de son examen au comité suivant. En règle générale, il faut toujours s’assurer le plus tôt possible de la disponibilité d’une œuvre. La consultation du calendrier du comité des prêts permet de faire la demande dans les délais impartis.

L’étude de la demande

Les demandes sont étudiées par le comité de prêt selon le calendrier fixé. Le comité est composé :
— du directeur du Frac,
— du directeur technique,
— des responsables de la programmation en région et des projets éducatifs en réunion
— des chargés de projets concernés,
— des chargés de collection,
— du technicien chargé des transports. Le comité de prêt examine le projet scientifique de l’exposition et les conditions de présentation des œuvres avant d’émettre un avis. Le comité apprécie aussi les garanties de sécurité et de conservation prévues pour le transport et le lieu de la présentation.

Les obligations des emprunteurs 

L’emprunt d’une œuvre au Frac induit un certain nombre d’engagements de la part de l’emprunteur (respect des délais, restitution des œuvres, signalement d’un changement dans le lieu de présentation ou d’une demande de prolongation, prise en charge d’une éventuelle intervention/restauration, assurance, transport, emballage, convoiement...). Ces informations sont à compléter dans la fiche de renseignements emprunteurs à télécharger et compléter.

Les feuilles de prêt et attestation d’assurance

Les feuilles de prêts valident le prêt d’une ou de plusieurs œuvres, elles doivent être signées par chaque partie et retournées au Frac avant le départ des œuvres. Il convient donc d’anticiper la demande en intégrant les délais de validation des instances auxquels sont soumis l’emprunteur (avis du conseil d’administration, du conseil municipal, des douanes en cas de sortie de territoire, etc.).

L’attestation d’assurance des œuvres pour le transport et la durée du prêt doit impérativement parvenir au Frac avant l’enlèvement des œuvres. Le transporteur ne pourra pas procéder à l’enlèvement des œuvres si cette attestation n’est pas présentée.

Prolongation de prêt

Votre demande de prolongation doit parvenir au Frac un mois avant la fin initiale de l’exposition. En cas d’acceptation, un courrier de validation de la prolongation est envoyé à l’emprunteur. Il a l’obligation de renvoyer au Frac une attestation d’assurance couvrant les nouvelles dates de l’exposition. Toute demande de prolongation du prêt est soumise à l’examen du Comité de prêt.

Les frais associés au prêt

Un prêt entraîne des frais pour le Frac et pour l’emprunteur (frais d’emballage, de préparation, de constat, de transport, d’assurance et parfois d’encadrement de l’œuvre, de duplication de vidéo et de fournitures liées à l’activation des œuvres). Des frais de restauration sont à la charge des emprunteurs. Il est donc important de prévoir, dès la demande, un budget dédié à l’opération.

Tout emprunteur hors région Provence-Alpes-Côte d’Azur doit prendre en charge un forfait en fonction du nombre d’œuvres demandées :

— 250 euros pour le prêt de 1 à 5 œuvres
— 400 euros au-delà de 5 œuvres
— 550 euros à compter de 11 œuvres.
— Mise à disposition d’un technicien qualifié pour réaliser le suivi et l’accrochage en Région : coût à évaluer au cas par cas et hors Région (avec prise en charge du transport et de l’hébergement).